Todo lo que debe saber sobre el Régimen Tributario Especial

La constitución de una Entidad Sin Ánimo de Lucro, podrá hacerse mediante Escritura Pública o Documento Privado reconocido ante Notario por el representante legal o en su defecto por las personas que hayan actuado como presidente y secretario de la reunión de constitución, en el cual debe constar la manifestación expresa de constituir la entidad, designación de administradores, representante legal y revisor fiscal, si es del caso, así como la aprobación de los estatutos. Además, deberá contener al menos, lo siguiente:

1. Nombre completo, apellidos, número del documento de identificación, de cada una de las personas que asistieron a la reunión de constitución; en caso de ser una entidad de naturaleza solidaria (precooperativa, cooperativa, asociación mutual o fondo de empleados), el documento deberá ser suscrito por todos los asociados constituyentes.
2. Domicilio de los asociados, entendido este como la residencia acompañada del ánimo de permanecer en ella, como por ejemplo Manizales, Villamaría, etc.
3. Naturaleza jurídica de la entidad que se va a constituir (Asociación, Fundación, Cooperativa etc.).
4. Nombre de la entidad y sigla en caso de tenerla
5. Domicilio, dirección, teléfono y/o fax de la misma
6. El objeto
7. El monto del patrimonio y la forma de hacer los aportes
8. Forma de administración, indicar en cabeza de qué órganos estará la dirección y representación legal, sus atribuciones y facultades, la periodicidad de sus reuniones ordinarias y casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias.
9. Duración y causales de disolución (fundaciones y entidades del sector solidario debe ser indefinida y en precooperativas 5 años).
10. Forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad
11. Entidad que ejerce la vigilancia y control
12. Facultades y obligaciones del Revisor Fiscal, si es del caso (cuando el cargo sea creado en los estatutos, se deberá hacer el respectivo nombramiento).
13. Nombre e identificación de los administradores y representantes legales

Consulte en la Cámara de Comercio o en el portal www.rues.org.co, si el nombre escogido para la entidad que se constituye, ya se encuentra registrado, debido a que el artículo 4º del Decreto 0427 de 1996 prohíbe a las Cámaras de Comercio inscribir una entidad sin ánimo de lucro, con el mismo nombre de otra ya inscrita.

En el caso de las entidades de la economía solidaria (cooperativas, precooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales) el artículo 146 del Decreto Ley 19 de 2012 (Ley antitrámites) prohíbe a las Cámaras de Comercio registrar una de tales entidades con el mismo nombre de otra entidad inscrita en los registros mercantil, de entidades sin ánimo de lucro y el sector solidario.

Las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, así como sus organismos de integración y las instituciones auxiliares del cooperativismo, deberán presentar además de los requisitos generales, constancia suscrita por quien ejerza o vaya a ejercer las funciones de representante legal, según sea el caso, donde manifieste haberse dado acatamiento a las normas especiales legales y reglamentarias que regulan a la entidad constituida. Así mismo, deberán presentar el certificado de acreditación sobre educación solidaria, expedido por la autoridad competente.

Si la Entidad manejará, aprovechará, o invertirá recursos de los asociados o terceros, o desarrollará alguna actividad que así lo requiera, debe adjuntar autorización previa de la autoridad competente, salvo que exista norma expresa en contrario.

Tenga en cuenta que ante la Cámara de Comercio se debe presentar:

1. Fotocopia simple de la escritura pública, o del documento privado de constitución que ya ha sido reconocido ante notario.
2. Acreditar las aceptaciones de los nombrados en los cargos de administración, (cuerpos colegiados) representación legal y revisoría fiscal, además de aportar sus números de identificación y fecha de expedición de los mismos.
3. El FORMULARIO DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO que contiene la leyenda ¨PARA TRÁMITE EN CÁMARA¨, el cual se solicita en la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, presentando el documento de constitución y fotocopia del documento de identidad del representante legal o su apoderado, con exhibición del original.
4. Formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES), debidamente diligenciado y firmado por el representante legal o su apoderado, el cual se puede adquirir en cualquier Cámara de Comercio del país.
5. Cancelar el valor correspondiente a los derechos de inscripción, de acuerdo a las tarifas del año respectivo y el Impuesto de Registro Departamental.
6. Al momento de radicar el documento en la Cámara de Comercio, se requiere la presentación del representante legal o de su apoderado debidamente acreditado.
7. La persona que presente el documento para registro debe exhibir el original de su documento de identidad.
8. Una vez efectuado el registro en la Cámara de Comercio se debe solicitar un certificado de existencia y representación legal en la Cámara de Comercio y dirigirse a la DIAN, a fin de adelantar el trámite para la obtención de la resolución para efectos de facturación.

RECUERDA:

En cumplimiento de la obligación establecida en el artículo 166 del Decreto Ley 019 de 2012 (Ley Antitrámites) desde el 1º de enero y hasta el 31 de marzo de cada año, las entidades sin ánimo de lucro deben renovar su inscripción en la Cámara de Comercio, la cual debe realizarse diligenciando el formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES), de manera virtual a través de nuestra página web www.ccmpc.org.co, o en físico el cual adquiere en cualquier Cámara de Comercio del país o directamente en nuestras oficinas ubicadas en Manizales o en los Puntos de Atención al Comerciante ubicados en: Anserma, Riosucio, Salamina y Aguadas.

El pago de los derechos de renovación, se liquidará de acuerdo a las tarifas aprobadas por el Gobierno Nacional para cada año.

El trámite se podrá radicar presencialmente en cualquiera de nuestras sedes y de manera virtual a través de nuestro portal www.ccmpc.org.co

Ten en cuenta que ante la Cámara de Comercio debes presentar:

1. Fotocopia simple del certificado de Existencia y Representación, especialmente expedido para el efecto por la entidad competente para tal función hasta antes de esa fecha, es decir aquella que le reconoció la personería jurídica. Dicho certificado debe contener los requisitos establecidos en el artículo 1º del Decreto 0427 de 1996 y el nombre de la persona o entidad que desempeña la función de fiscalización.
2. Formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES), debidamente diligenciado y firmado por el representante legal o su apoderado, el cual puede adquirir en cualquier Cámara de Comercio del país.
3. Fotocopia del RUT.

Además, debes cancelar en la Cámara de Comercio el valor correspondiente a los derechos de inscripción por el documento de acuerdo a la tarifa vigente al año en el cual solicita el registro.

IMPORTANTE:

La persona que presente el documento para registro en la Cámara de Comercio, debe exhibir el original del documento de identidad.

El trámite se podrá radicar presencialmente en cualquiera de nuestras sedes y de manera virtual a través de nuestro portal www.ccmpc.org.co.

Las reformas estatutarias son las modificaciones que se realicen a los estatutos de la entidad, sea de forma total o parcial.

Son reformas estatutarias, por ejemplo: la transformación, conversión, la fusión, escisión, el cambio del nombre; en este caso se debe verificar en el portal www.rues.org.co que no esté inscrita otra entidad con el mismo nombre, reforma de la vigencia o duración, reforma del objeto, reforma al sistema de representación legal, a las facultades del representante legal, traslado de domicilio, disolución de la entidad, en general cualquier modificación que se realice a los estatutos de la entidad.

Tratándose de documentos de fusión, escisión, transformación, incorporación y conversión de una entidad del régimen solidario, se debe presentar autorización previa del organismo encargado de su vigilancia.

Para el registro de la reforma de estatutos es necesario presentar los siguientes documentos:

1. Fotocopia simple del acta o de su extracto, autorizada por el secretario o uno de los representantes legales de la Entidad, de reunión del órgano competente en la cual conste la aprobación de la reforma estatutaria, indicando expresamente si se trata de reforma parcial o total. En caso de ser reforma parcial, se deben expresar los artículos a cambiar e indicar cómo quedan después de dicha reforma.
2. Cancelar en la Cámara de Comercio el valor correspondiente a los derechos de inscripción y del impuesto de registro departamental.
3. La fotocopia simple del acta que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico. Tenga en cuenta que el original del documento o del acta debe reposar en los archivos de la entidad sin ánimo de lucro.

IMPORTANTE:

Realizar la inscripción de la reforma es un deber legal y hace que las modificaciones surtan efectos frente a terceros a partir de la fecha del registro.

La persona que presente el documento para registro en la Cámara de Comercio, debe exhibir el original del documento de identidad.

El trámite se podrá radicar presencialmente en cualquiera de nuestras sedes y de manera virtual a través de nuestro portal www.ccmpc.org.co.

1. Cambio de domicilio de la Cámara de Comercio de Manizales por Caldas a otra Cámara.
2. Cambio de domicilio de otra Cámara de Comercio a la Cámara de Comercio de Manizales por Caldas.
3. Cambio de domicilio a un municipio de la misma jurisdicción de la Cámara de Comercio de Manizales por Caldas.

CAMBIO DE DOMICILIO DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE MANIZALES POR CALDAS  OTRA CÁMARA.

REQUISITOS:

1. Inscribir fotocopia simple o de su extracto del documento de reforma (cambio de domicilio) autorizada por el secretario o uno de los representantes legales de la Entidad, en la Cámara de Comercio de Manizales por Caldas.
2. Aportar los datos de dirección y contacto del nuevo domicilio.
3. Cancelar el valor correspondiente a los derechos de inscripción y del impuesto de registro departamental, por el cambio de domicilio en la Cámara de Comercio de Manizales por Caldas y el valor del impuesto de registro departamental, por cada uno de los documentos que la Cámara de Comercio de Manizales por Caldas envíe a la Cámara de Comercio del nuevo domicilio, si es del caso.
4. Si la entidad sin ánimo de lucro tiene establecimiento(s) de comercio matriculado(s) en la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Manizales por Caldas que van a ser cerrados, debe adelantarse el trámite de cancelación de los mismos.

CAMBIO DE DOMICILIO DE OTRA CÁMARA DE COMERCIO A LA CÁMARA DE COMERCIO DE MANIZALES POR CALDAS.

REQUISITOS:

1. Inscribir fotocopia simple del documento o de su extracto de reforma (cambio de domicilio) autorizada por el secretario o uno de los representantes legales de la Entidad, en la Cámara de Comercio del domicilio anterior.
2. Aportar los datos de dirección y contacto del nuevo domicilio
3. Cancelar el valor correspondiente a los derechos de inscripción y del impuesto de registro departamental, por el cambio de domicilio en la Cámara de Comercio de la cual se traslada y del impuesto de registro departamental, por cada uno de los documentos que la Cámara de Comercio de la cual se traslada envíe a la Cámara de Comercio de Manizales por Caldas.
4. Si la entidad sin ánimo de lucro tiene establecimiento(s) de comercio matriculado(s) en la jurisdicción de la Cámara de Comercio de la cual se traslada que van a ser cerrados, debe adelantarse el trámite de cancelación de los mismos.

CAMBIO DE DOMICILIO A UN MUNICIPIO DE LA MISMA JURISDICCIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE MANIZALES POR CALDAS.

1. Inscribir fotocopia simple o de su extracto del documento de reforma (cambio de domicilio) autorizada por el secretario o uno de los representantes legales de la Entidad, en la Cámara de Comercio de Manizales por Caldas.
2. Aportar los datos de dirección y contacto del nuevo domicilio.
3. Cancelar en la Cámara de Comercio el valor correspondiente a los derechos de inscripción y del impuesto de registro departamental.
4. Si la entidad sin ánimo de lucro tiene establecimiento(s) de comercio matriculado(s) en el municipio del cual se traslada que van a ser cerrados, debe adelantarse el trámite de cancelación de los mismos.

IMPORTANTE:

La persona que presente los documentos para registro en la Cámara de Comercio, debe exhibir el original de su documento de identidad.

El trámite se podrá radicar presencialmente en cualquiera de nuestras sedes y de manera virtual a través de nuestro portal www.ccmpc.org.co

Las actas deben presentarse en fotocopia simple o de sus extractos, autorizados por el secretario o por algún representante de la Entidad y deben contener cuando menos:

1. Nombre completo de la entidad sin ánimo de lucro a la que pertenece y el número del acta.
2. Órgano que se reúne (Asamblea de asociados Junta Directiva, Consejo de Administración, etc..).
3. Naturaleza de la reunión (ordinaria o extraordinaria).
4. Ciudad, lugar, fecha y hora de la reunión.
5. Nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión o que haya sido elegida con ese propósito, así como el de la persona que actúe como secretario de la misma.
6. En caso de no estar presentes o debidamente representados la totalidad de los miembros del órgano que se reúne, se deberá indicar en el acta, la forma o medio por el cual se efectuó la convocatoria a la reunión, en el caso de reuniones extraordinarias si en ella se incluyó el orden del día o los temas a tratar; persona u órgano que hizo la convocatoria y la antelación con que se realizó, lo cual deberá efectuarse de conformidad con los estatutos y en silencio de éstos con observancia de la Ley.
   Verificación del quórum, indicando expresamente la existencia del quórum válido para deliberar y decidir.
7. Decisiones adoptadas y forma de su aprobación, indicando los votos emitidos a favor, en contra o en blanco, de cada propuesta.
8. La aprobación del acta por las personas que intervinieron en la reunión o por las designadas para tal fin.
9. Firma del presidente y secretario de la reunión.
10. Cancelar en la Cámara de Comercio el valor correspondiente a los derechos de inscripción y del impuesto de registro departamental, por la inscripción de los actos que contenga el documento y que estén sujetos a registro.

IMPORTANTE: 

Para la inscripción de la designación de los administradores y revisores fiscales, será necesario informar el número de identificación y fecha de expedición, así como la constancia de que él mismo aceptó el nombramiento.

Se deben presentar para registro las actas que contengan nombramientos, revocatoria de nombramientos, reformas de estatutos, entre otros.

La persona que presente las actas para registro en la Cámara de Comercio, debe exhibir el original del documento de identidad.

Las entidades sin ánimo de lucro deben registrar el libro de actas de la asamblea de asociados, libro de actas de fundadores, libro de registro de asociados, libro de registro de fundadores; según el tipo de entidad sin ánimo de lucro; para el efecto se requiere:

1. Elevar solicitud suscrita por el representante legal en la que se indique: Nombre de la entidad sin ánimo de lucro, número de NIT, el nombre de los libros, número de hojas útiles de que está compuesto cada libro y código de cada libro si se trata de libros llevados en la modalidad de formas continuas, hojas removibles o series continuas de tarjetas; los libros deberán presentarse en blanco.
2. Cancelar en la Cámara de Comercio el valor correspondiente a los derechos de registro.
3. La persona que presente los libros para registro en la Cámara de Comercio, debe exhibir el original del documento de identidad

Se debe solicitar el registro de un nuevo libro, cuando:

1. Al anterior le faltan pocos folios por utilizar
2. El libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico
3. El libro anterior se haya extraviado

Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar además la copia del denuncio correspondiente.

IMPORTANTE:

Para facilitar el registro de los libros, la Cámara de Comercio ofrece el servicio de la venta de los mismos, los cuales se entregan debidamente numerados, codificados y registrados, cancelando por cada hoja la tarifa fijada para el año en que se solicita el servicio.

El trámite se podrá radicar presencialmente en cualquiera de nuestras sedes y de manera virtual a través de nuestro portal www.ccmpc.org.co.

Requisitos para la inscripción de la disolución:

1. Fotocopia simple del acta o de su extracto, autorizada por el secretario o uno de los representantes legales de la Entidad, donde conste la declaratoria de disolución, indicando la causal de la misma y el nombramiento de liquidador o liquidadores, si es del caso; la cual debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico. Tenga en cuenta que el original del documento o del acta debe reposar en los archivos de la entidad sin ánimo de lucro.
2. Carta de aceptación del designado o designados como liquidadores, con indicación de sus números de identificación y la fecha de expedición de los mismos.
3. Cancelar en la Cámara de Comercio el valor correspondiente a los derechos de inscripción y del impuesto de registro departamental, por cada acto sujeto a registro contenido en el documento.

IMPORTANTE:

Si la entidad sin ánimo de lucro se disuelve por vencimiento de término de duración, sólo se requiere inscribir el acta que contenga el nombramiento del liquidador o liquidadores, cuando sea del caso.

Requisitos para la Inscripción del Acta de aprobación de la cuenta final de liquidación:

El proceso de liquidación termina con el registro del acta en la que se aprueba la cuenta final de liquidación y adjudicación del activo patrimonial a la entidad escogida para recibir el remanente con la indicación de la suma de dinero o bienes que recibe a título de adjudicación.

Deben presentarse los siguientes documentos:

1. Fotocopia simple del acta o de su extracto, autorizada por el secretario o uno de los representantes legales de la Entidad, donde conste la aprobación de la cuenta final de liquidación, la cual debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico. Tenga en cuenta que el original del documento o del acta debe reposar en los archivos de la entidad sin ánimo de lucro.
2. La entidad debe tener renovada su inscripción en el registro de entidades sin ánimo de lucro, al año en que se registró la disolución.
3. Cancelar en la Cámara de Comercio el valor correspondiente a los derechos de inscripción y del impuesto de registro departamental.

IMPORTANTE: 

La persona que presente los documentos para registro en la Cámara de Comercio, debe exhibir el original del documento de identidad.

El trámite se podrá radicar presencialmente en cualquiera de nuestras sedes y de manera virtual a través de nuestro portal www.ccmpc.org.co

Las organizaciones no gubernamentales extranjeras sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior, que establezcan negocios permanentes o deseen desarrollar su objeto social en Colombia, deben constituir en el lugar donde se pretendan tener tales negocios, o en el lugar de su domicilio principal en el país, apoderados con capacidad para representarlas judicialmente.

Para el efecto se deben cumplir los siguientes requisitos:

1. Presentar fotocopia simple de la escritura pública mediante la cual se protocolicen: La prueba idónea de la existencia y representación de la persona jurídica extranjera, del correspondiente poder, el cual debe contener facultades para representar judicialmente a la persona jurídica, y la manifestación que dicho apoderado haga del lugar del domicilio de los negocios en Colombia.
2. Aportar la fecha de expedición del documento de identidad del apoderado.
3. Entregar diligenciado, el formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES), debidamente firmado por el apoderado designado.
4. Presentar el FORMULARIO DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO que contiene la leyenda ¨PARA TRÁMITE EN CÁMARA¨, el cual se solicita en la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, presentando el documento de constitución y fotocopia del documento de identidad del representante legal o su apoderado, con exhibición del original.
5. Cancelar en la Cámara de Comercio el valor correspondiente a los derechos de inscripción y del impuesto de registro departamental.

IMPORTANTE:

1. Si los documentos se encuentran en un idioma distinto al español, el interesado debe traducirlo a este idioma, antes de su protocolización en escritura pública.
2. La inscripción se debe renovar anualmente dentro de los tres primeros meses del año.

TENGA EN CUENTA:

Que además se deben registrar en la Cámara de Comercio los siguientes documentos:

1. Fotocopia simple de la escritura pública en la que se protocolice la cancelación o revocatoria de la designación de los apoderados con facultades para representar judicialmente a la entidad sin ánimo de lucro extranjera y ONG que establezca negocios en Colombia.
2. Fotocopia simple de la escritura pública en la que se protocolice la modificación de las facultades otorgadas a los apoderados.
3. Fotocopia simple de la escritura pública en la que se protocolice la modificación del domicilio principal donde se establezcan los negocios en Colombia.
4. Los demás actos para los cuales la ley exija dicha formalidad.

IMPORTANTE:

La persona que presente los documentos para registro en la Cámara de Comercio, debe exhibir el original del documento de identidad.

El trámite se podrá radicar presencialmente en cualquiera de nuestras sedes y de manera virtual a través de nuestro portal www.ccmpc.org.co.

Para efectos de la modificación de la dirección, teléfono y correo electrónico comercial y/o de notificaciones judiciales y códigos CIIU de las entidades sin ánimo de lucro, se requiere:

1. Presentar solicitud suscrita por el representante legal de la entidad sin ánimo de lucro, mediante la cual informe los datos de la información que se pretende modificar
2. Cancelar en la Cámara de Comercio el valor correspondiente a los derechos de inscripción.

IMPORTANTE:

La persona que presente los documentos para registro en la Cámara de Comercio, debe exhibir el original del documento de identidad.

El trámite se podrá radicar presencialmente en cualquiera de nuestras sedes y de manera virtual a través de nuestro portal www.ccmpc.org.co.

NOMBRAMIENTOS Y REMOCIONES:

Para la inscripción de los nombramientos o remociones de representantes legales, miembros de junta directiva, consejo de administración y revisores fiscales de las entidades sin ánimo de lucro es necesario presentar los siguientes documentos:

1. Fotocopia simple del acta o de su extracto, autorizada por el secretario o uno de los representantes legales de la Entidad, donde conste el nombramiento, la cual debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico. Tenga en cuenta que el original del documento o del acta debe reposar en los archivos de la entidad sin ánimo de lucro.
2. Informar el número de identificación y fecha de expedición, del designado, así como la constancia de que él mismo aceptó el nombramiento.
3. Cancelar en la Cámara de Comercio el valor correspondiente a los derechos de inscripción y del impuesto de registro departamental.

RENUNCIAS:

Para el registro de las renuncias se deben acreditar los siguientes requisitos:

1. Solicitud de registro dirigida a la Cámara de Comercio, suscrita por quien renuncia al cargo.
2. Documento en el que conste la notificación a la empresa sobre su renuncia al cargo.
3. Cancelar en la Cámara de Comercio el valor correspondiente a los derechos que la inscripción y el impuesto de registro departamental

IMPORTANTE: 

La persona que presente los documentos para registro en la Cámara de Comercio, debe exhibir el original del documento de identidad.

El trámite se podrá radicar presencialmente en cualquiera de nuestras sedes y de manera virtual a través de nuestro portal www.ccmpc.org.co.