Sistema de Prevención de Fraudes Registrales – SIPREF

• Verifica la identidad de las personas que realizan trámites directa o electrónicamente.
• Evitar fraudes con registros e inscripción que no han actualizado datos o no han efectuado su renovación en los últimos tres (3) años.
• No genera costo alguno para matriculados o inscritos.
• Utiliza un sistema de alertas tempranas desde el momento de la petición de registro, que permitirá a los titulares de la información registral, adoptar medidas tempranas que eviten o detengan posibles conductas fraudulentas.

• Constitución de persona jurídica
• Inscripción o ingreso de nuevos socios en sociedades de personas.
• Nombramiento o cambio de representantes legales, integrantes de órganos de administración o de revisores fiscales. Para tal fin, debe informarse a la Cámara de Comercio, el número del documento de identidad, junto con la fecha de expedición del mismo, sin que se requiera de su presentación física.
• Para las personas extranjeras nombradas que cuentan con cédula de extranjería, deberán indicar el número y fecha de expedición para verificar en el sitio web de Migración Colombia. Si no tiene cédula de extranjería, deberá adjuntar copia simple del pasaporte.

Se exceptúan del SIPREF, el Registro Nacional de Turismo, el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo, los libros electrónicos, y las solicitudes y órdenes provenientes de las autoridades judiciales o administrativas como por ejemplo: embargos, inscripciones de la demanda, medidas cautelares, entre otras.

Para efectuar trámites de renovación de matriculados o inscritos “activos”, no se realizará la validación de la identificación del solicitante al momento de la radicación de los formularios, ni tampoco se requerirá dejar evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud. Lo anterior, sin perjuicio de enviar las respectivas alertas.

Además de incrementar la seguridad y confiabilidad en la operación de los registros públicos, tiene las siguientes ventajas:

• Verificar la identidad de las personas que realizan trámites físicos o virtuales.
• Validar la vigencia de la cédula de ciudadanía de las personas nombradas y de los socios constituyentes o los socios que ingresen nuevos a una sociedad de personas (limitada, S. en C.) o empresa unipersonal.
• Prevenir que terceros no autorizados por el titular del registro modifiquen la información que figura en los registros públicos.
• Prevenir fraudes en los registros de los comerciantes o inscritos que no han registrado actos, actualizado datos o no han efectuado su renovación en los últimos tres (3) años.
• Utilizar un sistema de alertas que ponga en conocimiento del empresario, la presentación de un trámite y a su vez la inscripción, requerimiento o devolución del mismo.
• Permitir a los titulares de la información registral adoptar medidas que detengan conductas fraudulentas.

Para efectos de que la Cámara de Comercio pueda informar al titular del registro acerca de lo que está pasando en ellos, es importante que mantenga actualizados sus datos. También se aconseja que de manera periódica verifique su información, con el fin de constatar que esté correcta y actualizada.

La Cámara de Comercio enviará una alerta al último correo electrónico y al último número de teléfono celular reportados, cuando se radique una solicitud de renovación, inscripción o modificación de los registros.

El titular del registro podrá presentar oposición a la solicitud de registro, antes de que se efectúe la inscripción y únicamente en los dos siguientes casos:

• La persona que aparece firmando la petición de modificación de información o el acta o documento del cual se solicita su registro, manifiesta no haberlo suscrito. En este evento, si quien aparece firmando manifiesta no haber suscrito el documento, deberá comunicarlo verbalmente o por escrito a la cámara de comercio antes de efectuarse la inscripción y concurrir personalmente dentro del día hábil siguiente, para efectos de poder validar su identidad por medio de mecanismos de identificación biométrica a través del sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil. En este caso, la entidad cameral se abstendrá de realizar la inscripción o la modificación de información solicitada y comunicará a los usuarios.
• Si el titular de la información no se opone o no allega la denuncia correspondiente, la Cámara de Comercio deberá continuar la actuación.
• El titular de la información advierte que el acto o documento presentado para inscripción no es de su procedencia por corresponder a un tercero ajeno a la entidad. En este caso, la oposición podrá realizarse verbalmente o por escrito y se deberá adjuntar la respectiva denuncia penal. Cuando no es posible adjuntar la denuncia penal al escrito de oposición, el opositor tendrá el término máximo de dos (2) días hábiles contados a partir del momento que ejerció la oposición, para aportarla. Si el titular de la información no allega la denuncia penal dentro de los dos (2) días hábiles contados a partir del momento en que ejerció la oposición, la cámara de comercio continuará con la actuación en sus registros.

Quienes suministren información falsa o modifiquen la información de los registros públicos de manera injustificada puede verse incurso en la comisión de un delito de conformidad con lo establecido en el Código Penal colombiano y demás normas vigentes.

Para los matriculados o inscritos que no hayan renovado su matrícula o inscripción, o que no hayan registrado actas o documentos durante los tres (3) últimos años y deseen renovar, inscribir o modificar información de sus registros, ésta deberá solicitarse por las siguientes personas:

Personas naturales:

La persona natural matriculada.

Sociedades de personas:

• El representante legal inscrito.
• Alguno de los socios inscritos.
• Alguno de los miembros del órgano colegiado de administración inscritos.
• Revisores fiscales inscritos.
• En el evento en que todas las personas antes mencionadas se encuentren fallecidas, la solicitud la podrá formular el cónyuge supérstite o cualquiera de los herederos de alguno de los socios inscritos, quienes deberán acreditar su calidad con copia simple del registro de matrimonio o del registro civil de nacimiento y del registro civil de defunción de todos los socios y representantes legales.

Sociedades por acciones y entidades sin ánimo de lucro:

• Representante legal inscrito.
• Alguno de los miembros de los órganos de administración inscritos.
• Revisores fiscales inscritos.
• En las sociedades por acciones que no tengan revisor fiscal o el representante legal no se encuentre, la solicitud podrá presentarse por cualquier accionista siempre y cuando acredite por algún medio idóneo tal calidad. Si el único accionista ha fallecido y la persona jurídica no cuenta con órganos colegiados o revisor fiscal y el representante legal no se encuentra o es el mismo accionista, se podrá aplicar el procedimiento dispuesto para las sociedades de personas.