Todas las empresas o instituciones que recolecten, almacenen o utilicen datos personales como el nombre de las personas, identificación, teléfono, correo electrónico u otros deberán registrar sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Habitualmente, las bases de datos que cumplen estos criterios son las de clientes, proveedores y empleados, sin excluir otras.
Es importante mencionar que cada empresa o institución deberá contar con el reglamento para el tratamiento de los datos personales que utiliza, así como las autorizaciones para tratar esta información y las políticas de seguridad.
El no realizar el registro de las bases de datos en los plazos legales, puede dar lugar a la imposición de sanciones como.
- Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
- Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
- Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.
Se requiere entonces para cumplir con esta obligación legal:
- Acuerdos o cláusulas de confidencialidad
- Autorizaciones de los titulares de la información
- Reglamento para el tratamiento de datos personales
- Registro de las bases de datos ante la SIC
¿Qué normas regulan esta obligación?
Ley 1581 de 2012 modificada por el decreto 1377 de 2013, y el decreto 1074 de 2015
Para obtener más información se puede comunicar con la Cámara de Comercio de Manizales por Caldas al 884 18 40 ext. 104.
