RUP

Sí se admiten documentos en copia simple; sin embargo, el formulario RUES debe estar firmado en original por el Proponente o Representante Legal en todas las hojas que tengan el espacio para la firma.

Es obligación de los Proponentes declarar que no tienen situación de control o en caso contrario diligenciar lo pertinente en el formulario (en caso de que sí haya situación de control). Sin embargo, si declara no tener situación de control y el funcionario de la Cámara de Comercio encargado de revisar e inscribir el trámite puede determinar que sí existe situación de control, ello será causal de abstención para el registro y deberá requerirse al solicitante para que aclare y haga las correcciones pertinentes.

No, esta información podrá subsanarse con la declaración de códigos de cada contrato que aporta el Proponente o Representante Legal al trámite, donde deberá constar la información que no se pudo determinar en el contrato.

Teniendo en cuenta la dificultad práctica que tenemos actualmente con la presentación del informe de prácticas empresariales de las sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades para su renovación del RUP, no exigiremos dicho informe a los proponentes que soliciten su renovación o a quienes soliciten su inscripción antes de las fechas límites fijadas por la Superintendencia de Sociedades para la presentación del citado informe. Si debe presentar el informe de gestión del representante legal.

Sí, a pesar de que la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades sólo prevé la declaración del Proponente en caso de que la certificación no exprese los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios, se nos ha sido instruido que dicha certificación puede también subsanar otro u otros de los vacíos si se presentan.

Es importante que el funcionario de la Cámara de Comercio encargado de revisar e inscribir el trámite pueda por lo menos determinar que el certificado sí exprese contratante y contratista y esté encaminado a acreditar la relación contractual que existió, de tal forma que el anexo del proponente subsane el vacío, pero no reemplace la certificación misma.

Sí, el criterio ha sido que los convenios pueden acreditar experiencia para el RUP. Se determinan como contratos de asociación.

Sí, las copias de órdenes de prestación de servicios se asimilan a contratos para efectos de acreditar experiencia. Todos los documentos derivados de la aceptación de ofertas son válidos para acreditar experiencia. (Circular Externa No. 12 de la Agencia Nacional de Contratación).

Sí, las facturas se asimilan a contratos. Según lo establecido en el decreto reglamentario 3327 de 2009 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1231 del 17 de julio de 2008 y se dictan otras disposiciones en su artículo 1° establece que “De conformidad con el inciso 2° del artículo 1° de la Ley 1231 de 2008, no podrá librarse factura alguna que no corresponda a bienes entregados real y materialmente o a servicios efectivamente prestados en virtud de un contrato verbal o escrito.” Adicionalmente se aclara que NO ES NECESARIO que la factura esté firmada, porque se entiende que son facturas comerciales simples.

Para el Registro Único de Proponentes, la experiencia debe ser acreditada a través de contratos, esto permite inferir que la obra propia solo podrá ser tenida en cuenta cuando dichos bienes sean enajenados u objeto de otro tipo de contrato como el de arrendamiento. Un contrato de construcción y venta es perfectamente viable para acreditar experiencia en el RUP. (Concepto Agencia Nacional de Contratación del 10 de marzo de 2014).

No. Para presentar la propuesta el RUP no debe estar en firme, aunque sí debe estar inscrito o renovado; Para la adjudicación del contrato sí debe estar en firme. (Circular No. 1064 de Confecámaras del 28 de abril de 2014).

No. Si un proponente cumple con los requisitos habilitantes (capacidad jurídica, experiencia, capacidad financiera y organizacional) es apto para el proceso licitatorio. Los códigos de clasificación no son un requisito habilitante. (Circular Externa No. 12 de la Agencia Nacional de Contratación).

Sí. Como requisito habilitante de experiencia, el funcionario que estudie la solicitud debe confirmar que el valor en salarios mínimos que el proponente informe sea el correcto. (Respuesta de la Agencia Nacional de Contratación a consulta elevada por esta Cámara de Comercio el 6 de mayo de 2014).

Se puede actualizar la capacidad jurídica y la experiencia. Los códigos de clasificación también se pueden actualizar por cuanto no son un requisito habilitante. La información financiera no se puede actualizar.

Conforme con el artículo 1341 del código de comercio:

“Artículo 1341 Remuneración de los corredores. El corredor tendrá derecho a la remuneración estipulada; a falta de estipulación, a la usual y, en su defecto, a la que se fije por peritos.

Salvo estipulación en contrario, la remuneración del corredor será pagada por las partes, por partes iguales, y la del corredor de seguros por el asegurador. (corredor = intermediario) El corredor tendrá derecho a su remuneración en todos los casos en que sea celebrado el negocio en que intervenga.

Cuando en un mismo negocio intervengan varios corredores, la remuneración se distribuirá entre ellos por partes iguales, salvo pacto en contrario. (subrayados y resaltados fuera del texto)”

De la lectura de este artículo tenemos entonces que en principio la remuneración que recibe el corredor o intermediario proviene de la aseguradora (comisiones) y, por tanto, no sería dable tomar como cuantía del contrato ni las primas, ni el valor asegurado. (salvo estipulación en contrario).

Lo anterior no necesariamente implica que el tomador del seguro no pueda suscribir contratos (onerosos o gratuitos con uno o varios intermediarios para obtener los seguros), en este sentido también podrán presentarse contratos suscritos por parte del intermediario con el tomador del seguro (por lo general deberán ser gratuitos, o con remuneración, la cuantía del contrato nunca deberá entenderse como la prima o el valor asegurado, sino como el valor que recibe el intermediario ya sea por comisión de la aseguradora o excepcionalmente como remuneración pactada contractualmente con el tomador del seguro)

Fijado este criterio de interpretativo se consultó con el Doctor Aurelio Calderón, quien está de acuerdo con esta conclusión, y nos hace las siguientes claridades:

Normalmente en los contratos de intermediación, la parte que se encarga de la remuneración del intermediario es la aseguradora.

Pueden suscribirse contratos de intermediación entre el tomador del seguro y el intermediario, estos serán generalmente gratuitos, pueden ser tenidos en cuenta como experiencia, pero no reflejarán cuantía alguna.

Solo las empresas muy grandes (tomadoras de seguros) suscriben contratos de intermediación pactando remuneración con el intermediario, y la remuneración es descontada de la prima (la aseguradora ya no tendría que remunerar al intermediario por concepto de comisión).

En este sentido podemos aceptar como experiencia contratos con cuantía suscritos con la aseguradora (cuantía entendida como el valor de la comisión pagada, nunca como la prima o como el valor asegurado) y podrían aceptarse contratos celebrados con la tomadora, pero únicamente como experiencia, sin ninguna cuantía (teniendo en cuenta que por general son gratuitos y salvo que el contrato diga otra cosa).

A pesar de que no hay control respecto a que la información financiera este bajo NIIF o bajo norma local, siempre que esté obligado a llevar contabilidad debe adjuntar las notas.

Sobre este rubro no se hará ningún cotejo hasta que se defina que es un campo obligatorio en el diligenciamiento del formulario, en este sentido tampoco será objeto de validación el concepto “balance social” indicado en la renovación del registro de las entidades sin ánimo de lucro.

El Código de Comercio en su artículo 845, define la oferta así: “la oferta o propuesta, esto es, el proyecto de negocio jurídico que una persona formule a otra, deberá contener los elementos esenciales del negocio y ser comunicada al destinatario. Se entenderá que la propuesta ha sido comunicada cuando se utilice cualquier medio adecuado para hacerla conocer del destinatario” 

Sobre la irrevocabilidad de la oferta, el artículo 846 del Código de Comercio indica: “La propuesta será irrevocable. De consiguiente, una vez comunicada, no podrá retractarse el proponente, so pena de indemnizar los perjuicios que con su revocación cause al destinatario.

La propuesta conserva su fuerza obligatoria, aunque el proponente muera o llegue a ser incapaz en el tiempo medio entre la expedición de la oferta y su aceptación, salvo que de la naturaleza de la oferta o de la voluntad del proponente se deduzca la intención contraria”.

Esta experiencia no requiere soporte adicional, se debe verificar en el formulario que indiquen el porcentaje de participación que hayan tenido dentro de la sociedad en mención.

Lo ideal siempre será que se indique el nombre del contratista que se puede verificar en los soportes de experiencia presentados, pero en caso de indicar el nombre del proponente (persona natural o Jurídica) no es una causal de abstención y es válido.

En caso de que existan causales que impliquen la devolución del trámite, se le hará la recomendación al proponente para que indique el nombre que consta en el soporte presentado.

Respecto a estos datos, no se hace verificación que coincidan exactamente con los del registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro, no sería causal de abstención, ni objeto de corrección.

Siempre será necesario que el tercero que recibió el bien, obra o servicio certifique el valor del contrato, este valor no lo puede certificar directamente el proponente.

El control de la cámara de comercio solo consiste en verificar que nos alleguen la misma información que les solicita la superintendencia, no tenemos control sobre el contenido de esta documentación.

Teniendo en cuenta que la responsabilidad de realizar los pagos de seguridad social y parafiscales corresponde directamente a los proponentes, la función de la cámara consiste en verificar que nos alleguen dicha declaración y que estén suscritas por las personas que indica el artículo mencionado, sin abstenerse de proceder con al registro.

Cuando se expresa un plazo o no es clara la fecha de terminación de los contratos, se puede tomar la fecha que nos indica el proponente siempre que guarde coherencia con la información que se desprende de los soportes presentados.

Serán aceptados estos estados financieros, siempre que la información guarde coherencia con lo que se expresó en el registro mercantil o registro de entidades sin ánimo de lucro y para el trámite del RUP. Es importante aclarar que entre ambos registros la información debe ser coherente, no exacta.

Sí son aceptados estos soportes, no serán aceptados los que sean presentados sin firma. 

Las actas de recibo final pueden tomarse como soportes validos de la experiencia, siempre y cuando contengan de manera completa la información exigida para los contratos ejecutados y se acompañen de la certificación suscrita por el proponente o representante legal en donde se indiquen las clasificaciones. Para estas será exigible la declaración expedida por el proponente en la cual consta que la información del acta está en firme.

Respecto a las fechas de corte de la información financiera, siempre que se pueda identificar su corte en alguno de los soportes que conforman los estados financieros (Estado situación financiera, estado de resultados integral, revelaciones) será válida.

La firma del proponente o representante legal, del contador y/o revisor fiscal, según el caso será exigible únicamente en los soportes de “Estado situación financiera” y “Estado de resultados integral”, no para las revelaciones.

Para estas sociedades será aceptada la experiencia de los socios o accionistas de contratos ejecutados en modalidad de consorcio o uniones temporales, pero no cuando sean contratos ejecutados por las sociedades en las cuales tengan o hayan tenido participación.

Base legal: Manual de requisitos habilitantes de Colombia Compra Eficiente.

De acuerdo con lo establecido en el numeral 6.3 del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto 019 de 10 de enero de 2012, por el cual “se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración pública”, las actuaciones en el Registro Único de Proponentes (inscripción, actualización, renovación) quedan en firme pasados diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente de su publicación en el Registro Único Empresarial y Social (RUES), siempre y cuando no se haya interpuesto recurso alguno contra esta actuación. En la Cámara de Comercio de Manizales Por Caldas los días sábados no se cuentan como hábiles para el conteo de ningún término.